Deja que la tecnología se ponga a tu servicio, y no al revés.

Al final de la jornada llegas a casa y te ronda la misma idea, una y otra vez: 24 horas al día no son suficientes pero son las únicas que hay. Estás volcado en tu negocio, pones toda la carne en el asador, te esfuerzas por ser productivo e inculcar este espíritu de redimir el tiempo a tus empleados… Pero, a pesar de todos los esfuerzos, sientes que algunas tareas y procesos vampirizan, exigen demasiado y te impiden dedicarte a aquello realmente importante: vivir mejor.

Rescatar tiempo se ha convertido en una necesidad vital.

Necesitas convertir la tecnología en un aliado que te permita mecanizar procesos para que ese tiempo que te roba el trabajo puedas invertirlo en calidad de vida:

• En Relaciones: sociabilización, amistad, amor…
• En Ocio: desconexión, diversión…
• En Wellness: descanso, salud…

Uno de estos aliados estratégicos que se erige en un formidable rescatador de tiempo es la…

Contabilización automática de facturas

La elección de un software para la extracción automática contable puede ayudarte a ti y a tu negocio a ser más productivos y, en definitiva, a ahorrar muchísimo tiempo.

Si estás pensando en ello, te sugerimos algunos consejos para decidir cuál de ellos te conviene. A mayores prestaciones, más tiempo rescatado.

1. Digitalización homologada

Si escaneas las facturas de proveedores en papel y las conviertes en archivos digitales, pero necesitas seguir conservando los documentos originales, el problema de espacio se mantiene. Asegúrate de que el software de gestión contable que eligas esté homologado por las Agencias Tributarias, dando validez legal a las imágenes digitalizadas. De este modo, podrás destruir el original en papel con total garantía y, además de no tener que reservar espacio físico a los documentos, evitarás la duplicidad en la gestión de los mismos.
» Palabra clave: Homologación.

2. Extracción contable

Puedes tener digitalizadas todas las facturas, pero si son “sólo” archivos de imagen, ahorrarás espacio, pero deberás dedicar mucho tiempo aún a picar las facturas, con el riesgo de que esta introducción manual de datos en tu sistema de contabilidad produzca algunas equivocaciones lógicas. Por eso necesitas un software que pueda extraer automáticamente todos los datos: fecha, número, base imponible, IVA, retenciones, vencimiento, importe total, código proveedor, líneas de factura… Además de poder capturarlos a gran velocidad, debe ser un software fiable, que apenas requiera validaciones. De esta manera, se acelera considerablemente el tratamiento de las facturas.
» La palabra clave aquí es: Fiabilidad.

3. Sin plantillas

Existen infinidad de modelos de facturas. Cada una de ellas tiene un formato y la mayoría de softwares de gestión contable funcionan con plantillas. Esto significa que capturan con relativa fiabilidad los datos en aquellas facturas cuya estructura ha sido previamente configurada por ti. Pero ¿qué pasa si el proveedor decide cambiar ese modelo? ¿O cada vez que recibes una factura en un formato distinto a tus plantillas preestablecidas? Pues que debes configurarla y reconfigurarla cada vez. La solución a este engorroso proceso que sigue robándote tiempo es elegir un sistema que funcione sin plantillas. Esto es: que identifique con gran fiablidad independientemente del formato de la factura o la disposición de sus datos.
» Palabra clave: Autónomo.

Recuerda que, cuantas más funcionalidades incorpore tu sistema de contabilización automática de facturas, mayor será la acumulación de tiempo rescatado y, en consecuencia, ganancia personal, que es de lo que se trata en última instancia.

Por eso te animamos a echar un vistazo al resto de nuestros consejos…